Arxiu Administratiu

ARXIU ADMINISTRATIU


Pl. Major, 1 4ª planta

EDIFICI CONSISTORIAL

96 295 95 46

D'octubre a maig: De dilluns a divendres, de 8:30 a 14:00 h. i dilluns, de 17:00 a 19:00 h.
De juny a setembre: De dilluns a divendres, de 8:30 a 14:00 h.

La consulta de documents és presencial. Si les dades que s'aportan permeten localitzar la documentació, y aquesta no està sotmesa a cap restricció, la consulta es farà en el moment. Si no és el cas, un cop que es tinga el resultat de la recerca, es comunicarà a través del mitjà elegit.

FONS I COL·LECCIONS

L'Arxiu Administratiu recull la documentació produïda per l'Ajuntament o altres organismes públics dependents, amb una antiguitat mínima superior als 5 anys des de la data de la seua producció. Actualment, disposa de la documentació generada des del 1989 fins als 2004, i conté completes les principals sèries documentals municipals. Prèviament a l'ingrés en l'Arxiu Administratiu, la documentació és custodiada per les diferents oficines de gestió municipal, les quals autoritzen el seu ús i custòdia.

Fons municipal administratiu

 

Llengües i escriptures dels documents

Els documents alternen l'ús del valencià i del castellà, segons les àrees administratives de producció.


Condicions d'accés

Documentació de lliure accés, excepte algunes sèries que contenen dades reservades o protegides segons la legislació vigent i, més concretament, segons l'Ordenança reguladora dels serveis d'arxiu (Capítol IV). 

Condicions de reproducció

El dret d'accés comporta la possibilitat de reproducció de la documentació, sempre que aquesta no repercutisca negativament en el seu estat de conservació (art. 48, Ordenança dels Serveis d'Arxius).

El o la usuària ha de firmar un document de sol·licitud de reproducció documental.

Els tècnics del SDA establiran el mitjà més adequat per a procedir a la reproducció segons les característiques físiques del document.


Instruments de descripció

L'Arxiu Municipal de Gandia disposa d'una aplicació informàtica de gestió d'arxius, amb una descripció del fons administratiu a través de 60.000 fitxes (quant a document compost, les principals sèries, i la resta, per unitats de localització).

Per als respectius arxius de gestió (sobretot a partir del 1995) existeixen fitxers informatitzats d'aquest fons.

Disposa de diversos fitxers manuals:

  • Fitxer orgànicofuncional històric de la documentació (fins a 1997).
  • Fitxers de les principals sèries municipals (obres majors, indústria, diversos d'urbanisme, diversos d'indústria, obres i instal·lacions, expedients de secretaria, inspecció de vivendes i planejament...).
  • Fitxer alfabètic dels acords de la Comissió Municipal de Govern i decrets d'Alcaldia (fins a 1993).

QUADRE DE CLASSIFICACIÓ

A partir de l'enfocament de les activitats de l'Ajuntament com a una sèrie de processos interrelacionats, cal traure a la llum el Catàleg de Productes i Serveis Municipals, instrument que recull, descriu i etiqueta els productes resultat de la mateixa activitat administrativa, els responsables de la seua gestió i els documents associats a cada fase de la tramitació. Aquesta ha de ser una eina viva, en constant adaptació a la realitat i als requeriments de la gestió municipal.

De la mateixa manera, els documents que produeix i rep l'Ajuntament s'agrupen en unitats (expedients) i s'organitzen en categories, pel fet de ser el resultat d'un mateix procediment. L'instrument operatiu que traça, de forma fàcil i senzilla, les relacions jeràrquiques i d'altre tipus, entre eixes funcions i activitats, municipals és el Quadre de Classificació. Aquest té una estructura lògica i jeràrquica, en forma d'arbre, que classifica la documentació des del nivell superior —la mateixa institució— fins al nivell inferior —les sèries documentals— i així facilita l'organització en l'ús i recuperació dels expedients. El Quadre és únic per a sèries històriques i de producció recent, de forma que adquireix un caràcter més intemporal que el Catàleg de Productes, més viu i canviant, encara que ambdós estan ben integrats.

Quadre de classificació

SISTEMA DE GESTIÓ DOCUMENTAL

El sistema de gestió documental de l'Ajuntament de Gandia està constituït per les polítiques, els recursos, les eines i els processos que, integrats en la gestió administrativa general, es destinen a la planificació, la millora, el control, l'ús, la comunicació, la transferència i la conservació dels documents, amb l'objectiu d'aconseguir una gestió eficient i eficaç. El sistema se subdivideix en diferents subsistemes arxivístics, des dels arxius de gestió (fase de creació i ús), Arxiu Administratiu i intermedi (ús i eliminació) fins a l'Arxiu Històric (ús i conservació) on s'apliquen les diferents funcions i processos tècnics.

  • El procés de control documental, que incorpora el disseny i normalització dels documents, la reenginyeria de procediments i la simplificació de tràmits, el manteniment del catàleg de productes i el control del flux documental.
  • El procés per a la identificació, classificació, descripció i arxiu, d'acord amb el Quadre de Classificació Municipal, així com la comunicació i disposició dels documents als usuaris: préstec, consulta i còpia.
  • El procés de formació d'usuaris i coordinació del quadre d'interlocutors connectats amb el sistema.
  • El procés per a la preservació i conservació de documents, inclòs el manteniment del Programa de Documents Essencials.

 


NOTÍCIES

Gandia 16 de febrer 2016

Jornada tècnica de gestió documental electrònica a Gandia

Representants de les tres diputacions i de 14 ajuntaments de les províncies d'Alacant, Castelló i València acudiren a la trobada.

L'evolució imparable de la tecnologia obri múltiples i nous escenaris en les relacions socials. La pròxima entrada en vigor de la Llei de Procediment Administratiu Electrònic és una oportunitat —i un repte— per a consensuar i intercanviar experiències en l'àmbit de l'administració electrònica. Representants de les tres diputacions i de 14 ajuntaments de les províncies d'Alacant, Castelló i València, des de les respectives capitals de província, municipis de més de 25.000 habitants i altres de menor població, han compartit, amb aquest objectiu, una jornada de treball en la Casa de Cultura Marqués González de Quirós.
Des d'una visió multidisciplinar (informàtics, juristes, responsables d'innovació, modernització, gestió documental i arxiu) s'aposta decididament per compartir eines i experiències; i des de la necessitat ineludible de generar aliances a partir del coneixement de la realitat i del treball en cada administració. La finalitat última és aconseguir una gestió àgil dels tràmits administratius, ara ja de forma electrònica, l'accés —transparent— a la informació pública, la rendició de comptes i la recuperació de la informació digital al llarg del temps.
Aquesta primera trobada tècnica a Gandia pretén obrir un espai de treball viu i dinàmic, per sumar esforços a l'hora de generar i compartir solucions pràctiques en la gestió electrònica de les administracions públiques. I que siguen sostenibles i de gran impacte per a augmentar la qualitat dels serveis públics en sintonia amb les necessitats i exigències de la societat digital actual.
Documentació de la jornada