Archivo administrativo

ARCHIVO ADMINISTRATIVO


Pz. Mayor, 1 4ª planta

EDIFICIO CONSISTORIAL

96 295 95 46

De octubre a mayo: De lunes a viernes, de 8:30 a 14:00 h. y lunes, de 17:00 a 19:00 h.
De junio a septiembre: De lunes a viernes, de 8:30 a 14:00 h.

La consulta de documentos es presencial. Si los datos que se aportan permiten localizar la documentación, y ésta no está sometida a ninguna restricción, la consulta se hará en el momento. Si no es el caso, una vez se tenga el resultado de la búsqueda, se comunicará a través del medio escogido.

FONDO Y COLECCIONES

El Archivo Administrativo recoge la documentación producida por el Ayuntamiento o de otros organismos públicos dependientes, con una antigüedad mínima superior a los 5 años desde la fecha de su producción. Actualmente, dispone de la documentación generada desde 1989 a 2004, y contiene completas las principales series documentales municipales. Previamente al ingreso en el archivo administrativo, la documentación es custodiada por las diferentes oficinas de gestión municipal, las cuales autorizarán su uso y custodia.

Fondo municipal administrativo

 

Lenguas y escrituras de los documentos

Los documentos alternan el uso del valenciano y del castellano, según las áreas administrativas de producción.

Condiciones de acceso

Documentación de libre acceso, salvo algunas series, que contienen datos reservados o protegidos según la legislación vigente y, más concretamente, según la Ordenanza reguladora de los servicios de archivo (Capítulo IV).

Condiciones de reproducción

El derecho de acceso comporta la posibilidad de reproducción de la documentación, siempre que ésta no repercuta negativamente en su estado de conservación (art. 48 Ordenanza de los servicios de Archivo).

El/La usuario/a debe firmar un documento de solicitud de reproducción documental.

Los técnicos del SDA establecerán el medio más adecuado proceder a la reproducción según las características físicas del documento.

Instrumentos de descripción

El archivo municipal de Gandia dispone de una aplicación informática de gestión de archivos, con una descripción del fondo administrativo a través de 60.000 fichas  (a nivel de documento compuesto, las principales series, y el resto, por unidades de localización).

Para los respectivos archivos de gestión (sobre todo a partir de 1995,  existen ficheros informatizados de este fondo.

Dispone de varios ficheros manuales:

  • Fichero orgánico-funcional histórico de la documentación (hasta 1997).
  • Ficheros de las principales series municipales (obras mayores, industria, diversos de urbanismo, diversos de industria, obras e instalaciones, expedientes de secretaría, inspección de viviendas y planeamiento...).
  • Fichero alfabético de los acuerdos de la Comisión Municipal de Gobierno y decretos de Alcaldía (hasta 1993).

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

A partir del enfoque de las actividades del Ayuntamiento como una serie de procesos interrelacionados, hay que sacar a la luz el Catálogo de Productos y Servicios Municipales, instrumento que recoge, describe y etiqueta los productos resultado de la propia actividad administrativa, los responsables de su gestión y los documentos asociados a cada fase de tramitación. Esta debe ser una herramienta viva, en constante adaptación a la realidad y requerimientos de la gestión municipal.

De la misma manera, los documentos que produce y recibe el Ayuntamiento se agrupan en unidades (expedientes) y se organizan en categorías, por el hecho de ser el resultado de un mismo procedimiento. El instrumento operativo que traza, de forma fácil y sencilla, las relaciones jerárquicas y de otro tipo, entre esas funciones y actividades municipales es el Cuadro de Clasificación. El cuadro tiene una estructura lógica y jerárquica, en forma de árbol, que clasifica la documentación desde el nivel superior, la propia institución, en el nivel inferior, las series documentales, facilitando la organización en el uso y recuperación de los expedientes. El Cuadro es único para series históricas y de reciente producción, adquiriendo un carácter más intemporal que el Catálogo de Productos, más vivo y cambiante, aunque ambos están bien integrados.

Cuadro de clasificación

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

sistema de gestión documental del Ayuntamiento de Gandia está constituido por las políticas, los recursos, las herramientas y los procesos que, integrados en la gestión administrativa general, se destinan a la planificación, la mejora, el control, el uso, la comunicación, la transferencia y la conservación de los documentos, con el objetivo de conseguir una gestión eficiente y eficaz. El Sistema se subdivide en diferentes subsistemas archivísticos, desde los archivos de gestión (fase de creación y uso), archivo administrativo e intermedio (uso y eliminación) hasta el archivo histórico (uso y conservación) donde se aplican las diferentes funciones y procesos técnicos:

  • El proceso de control documental; que incorpora el diseño y normalización de los documentos, la reingeniería de procedimientos y la simplificación de trámites, el mantenimiento del catálogo de productos y el control del flujo documental..
  • El proceso para la identificación, clasificación, descripción y archivo, de acuerdo con el Cuadro de Clasificación Municipal, así como la comunicación y disposición de los documentos a los usuarios: préstamo, consulta y copia..
  • El proceso de formación de usuarios y coordinación del cuadro de interlocutores conectados con el Sistema..
  • El proceso para la preservación y conservación de documentos, incluido el mantenimiento del Programa de Documentos Esenciales.

 


NOTICIAS

Gandia 16 de febrero 2016

Jornada técnica de Gestión documental electrónica en Gandia

Representantes de las tres diputaciones y de 14 Ayuntamientos de las provincias de Alicante, Castellón y Valencia acudieron al encuentro

La evolución imparable de la tecnología abre múltiples y nuevos escenarios en las relaciones sociales. La próxima entrada en vigor de la Ley de Procedimiento administrativo electrónico es una oportunidad -y un reto- para consensuar e intercambiar experiencias en el ámbito de la Administración electrónica. Representantes de las tres diputaciones y de 14 Ayuntamientos de las provincias de Alicante, Castellón y Valencia, desde las respectivas capitales de provincia, municipios de más de 25.000 habitantes y otras menos población, han compartido con este objetivo una jornada de trabajo en la Casa de Cultura Marqués de Gónzalez de Quirós.
Desde una visión multidisciplinar (informáticos, juristas, responsables de innovación, modernización, gestión documental y archivo) apuestan decididamente por compartir herramientas y experiencias, de la necesidad ineludible de generar alianzas a partir delconocimiento de la realidad y del trabajo en cada Administración. La finalidad última es conseguir una gestión ágil de los trámites administrativos, ahora ya de forma electrónica, el acceso -transparente- a la información pública, la rendición de cuentas y la recuperación de la información digital a lo largo del tiempo. 
Este primer encuentro cnico en Gandia pretende abrir una espacio vivo de trabajo, dinámico, de sumar esfuerzos a la hora de generar y compartir soluciones prácticas en la gestión electrónica de las Administraciones públicas. Y que sean sostenibles y de gran impacto para aumentar la calidad de los servicios públicos en sintonía con las necesidades y exigencias de la actual sociedad digital.
Documentación de la jornada